Integraatiosta kaaokseen

Vierailija 17.6.2015

integraatiosta-kaaokseen

Olemme tottuneet siihen, että uudet sähköiset järjestelmät luovat selkeyttä ja rakennetta prosesseihimme. Näin ne tekevätkin: resursseja vapautuu ja työ helpottuu. Samalla, kun yksinkertaisia ja toistuvia työtehtäviä jää pois, organisaatiosi saattaa kuitenkin ajautua kaaokseen. Kaaokseen, josta selviäminen vaatii entistä enemmän vastuunottoa ja työnhallintaa.

Liukuhihnalta ongelmanratkaisuun

Kun perusprosessit toimivat järjestelmissä, organisaatiosi aika keskittyy yhä enemmän yksittäisten ongelmatilanteiden selvittämiseen. Tarvitaan ratkaisukykyä. Ratkaisukyky vaatii mielen kirkkautta ja keskittymiskykyä. Tämä on haaste ihmiselle, jolla yhtäkkiä onkin pöydällään tusinoittain tulipaloja ja ongelmia. Tarvitaan työnhallintaa. 

Opeta organisaatiotasi

Kun kehität järjestelmiäsi ja integraatiotasi tiedosta tuleva työympäristösi muutos: ala kouluttamaan itseäsi ja organisaatiotasi siihen.

#1. Siisti sähköpostit ja työpöydät

Toiset väittävät löytävänsä paremmin asioita sekaiselta työpöydältä. Ei pidä paikkaansa! Järjestys luo tekemiseen tehoa ja mielekkyyttä. Siivoa saapuneet-postilaatikkosi, arkistoi käsitellyt mailit, taggaa, kansioi tai laita kalenteriin suurempia toimenpiteitä vaativat tehtävät.

Hoida pienet asiat työpäivän alussa ja työpäivän lopussa pois sähköpostistasi. Tavoitteena on päivittäin tyhjä sähköposti.

#2. Keskity yhteen asiaan kerrallaan

Kun aamun postit on purettu on aika ratkaista ongelmia: käsittele yhtä ongelmaa kerrallaan, hoida se kerralla loppuun ja siirry seuraavaan.

#3. Priorisoi

Älä juokse tulipalosta tulipaloon - kaikki tulipalot eivät ole yhtä tärkeitä. Hoida tärkeät ja kiireelliset asiat heti, mutta älä koskaan unohda pitkän jänteen kehitystä. Listaa mitättömät tulipalot tai delegoi ne. Kuukauden päästä listaa katsottuasi huomaat asioiden jo ratkenneen itsestään.

#4. Pidä tehokkaita palavereja

Muutkin elävät kaaoksessa, älä siis häiritse heitä jatkuvasti pienillä kysymyksillä. Tee lista useasta pienestä asiasta ja käy ne keskitetysti läpi kollegasi kanssa lyhyessä palaverissa.

#5. Luo yhteinen toimintamalli organisaatioosi

Jokaisella on oma tapansa hallita tehtäviään ja työtään - toiset tekevät sen paremmin kuin toiset. On kuitenkin tärkeää antaa samat työkalut kaikille. Oikeilla työkaluilla pystyt myös seuraamaan muiden taakkaa sekä jakamaan omia tehtäviäsi helpommin muille.

Toimintamalleja ja järjestelmiä on useita. Me käytämme Google Business -sähköpostia sekä Streak-tikettityökalua. Toiset ovat löytäneet loistavan ratkaisun pilvi-integraatiopalvelu Zapierista sekä Trello-työpöydistä.

Testaa ja tutustu, opettele, jalkauta ja opeta muita. Unohda liukuhihnarutiinit ja ala ratkaisemaan ongelmia. Ole - ja auta muita olemaan - tuottavampi.

Mika_Niemi

Mika Niemi

Business Director, Partner

Edututor Oy

linkedin-icontwitter-icon

 

 


Kaipaatko tehokkaampaa otetta yrityksesi päivittäisten prosessien pyörittämiseen?

Lataa pikaopas liiketoiminnan automatisointiin ja tutustu, mitä prosesseja voit tehostaa automatisoinnin avulla.

Lataa ilmainen pikaopas 


Lue myös

Integraatiot rakennetaan business-ajattelulla

400-kiloinen sammakkohirviö työpöydällä

 

Kommentit: