Kun aiemmin yrittäjä vei pussillisen kuitteja kirjanpitäjän pöydälle, hoituu homma tänä päivänä sähköisesti. Taloushallinnon sähköistymisen jälkeen seuraava askel on sen automatisointi. Haastattelimme verkkokauppayrityksiä vuosien asiantuntemuksella palvelevan tilitoimisto Greenstepin taloushallinnon konsultti, KLT Anna Paanasta.
Sadat verkkokauppaa pyörittävät yritykset hyödyntävät jo Flashnoden integraatioita, jotka automatisoivat taloushallinnon ohjelmiston ja verkkokauppa-alustan sekä tarvittaessa myös varastonhallinnan välistä tiedonsiirtoa. Flashnoden integraation avulla verkkokaupan tilaukset siirtyvät kirjanpitojärjestelmään automaattisesti. Integraatioon voidaan määritellä yrityksen tarpeiden mukaisesti siirtymään esimerkiksi tilaukset, laskut, maksutavat ja varastosaldot.
- Olen itse aloittanut työt siihen aikaan, kun kirjanpitäjä oli yrittäjälle pakollinen paha. Nykyisin kirjanpitäjä on nimenomaan taloushallinnon kumppani. Automaation avulla voidaan pienentää yrityksen kirjanpitokustannuksia, kun kirjanpitäjän aikaa ei kulu tietojen siirtämiseen manuaalisesti järjestelmästä toiseen. Integraatio vapauttaa kirjanpitäjän aikaa talouden seurantaan ja asiakkaalle enemmän arvoa tuottavaan työhön, Paananen kertoo.
- Monissa organisaatioissa on jo käytössä esimerkiksi automatisoitu laskujen kierrätys sekä viitesuoritusten ja -maksujen käsittely. Integraatiot ovat automaation hyödyntämisessä seuraava askel, Paananen lisää.
Jos verkkokauppias haluaa vetää mutkat suoriksi, todennäköisesti verkkokaupasta lähtee tällöin kirjanpitoon ainoastaan muutama kirjaus kuukaudessa: myynnit ja alvit. Ongelmaksi tämä muodostuu silloin, kun halutaan suunnitella tulevaa liiketoimintaa. Kirjanpidosta ei löydetä yksittäisiä maksutapahtumia, eikä kassavirtaa ole mahdollista seurata luotettavasti taloushallinnnon järjestelmästä.
- Integraation avulla pystytään tarkkailemaan jokaista saatavaa yksitellen taloushallinnossa. Tämä parantaa kassavirran ennustettavuutta ja helpottaa esimerkiksi reklamaatiotilanteita. Usein käsitellään myös esimerkiksi ennakko- ja osamaksuja. Könttäraportoinnissa emme näkisi, kuka on maksanut minkäkin verran, Paananen avaa.
Flashnoden integraatio mahdollistaa myös taloushallinto-ohjelman varastonhallinnan sekä ostolaskupuolen ominaisuuksien hyödyntämisen. Varaston kirjaukset ja tavaran sisäänosto tapahtuvat helposti taloushallinnon ohjelmassa ja saldot päivittyvät automaattisesti verkkokauppaan. Entisestään tilanne helpottuu, jos yrityksen käytössä on Paytrailin maksunvälityspalvelut. Tällöin tilityskirjaukset saadaan tehtyä automaattisesti, jolloin manuaaliseksi jää vain hyvitykset ja palautukset.
Paananen kannustaa yrityksiä suunnittelemaan niin verkkokauppa-alustan kuin myös integraation huolella ja ottamaan mukaan oman kirjanpitäjän.
- Usein yritykset tuppaavat kasvamaan ja tulevaisuuden suunnitelmat on hyvä ottaa huomioon integraatioissakin. Vaikka verkkokauppa toimisi nyt ainoastaan kotimaassa, onko ulkomaille laajentumista suunniteltu? Tällöin myynteihin on useita eri alv-kantoja, jolloin integraation hyöty korostuu entisestään. Kasvun mahdollisuudet on hyvä huomioida tässäkin, Paananen kiteyttää.