Integraatioista apua yrityksen maksuviivästyksiin

Miksi B2B-ostajia ei kiinnosta verkkokauppatilausten ja oman taloushallinnon järjestelmän välinen integraatio? Koska he eivät käsittele laskuja. 

Me Enterpaylla kysyimme yrityslaskumme käyttäjiltä, haluaisivatko he verkkotilausten tietojen kulkevan suoraan yrityksensä taloushallinnon järjestelmään. Ostajat voivat tilata yrityslaskulla eri kaupoista ja osoittaa laskun suoraan yrityksensä taloushallintoon. Tilauksen tiedot tulevat toki näkymään laskulle, mutta lasku tulee vasta, kun tuotteetkin on toimitettu – joissain kaupoissa viikkoja tilauksen jälkeen. 

Yllätyksekseni tällaista tiedonkulun automaatiota ei nähty erityisen tarpeellisena. 

Kysely_taulukko.png

Kyselyn vastaajista, eli yrityksen ostoja tekevistä henkilöistä, peräti 35 % ei edes tiennyt, mitä taloushallinnon järjestelmää tai ERP:iä yrityksessä käytetään, ja pienissä yrityksissä ei ole lainkaan käytössä mitään taloushallinnon järjestelmää. Lähes 40 % ei osannut sanoa, haluaisivatko he yrityksensä verkkotilausten tietojen kulkevan automaattisesti taloushallintoon, ja lähes saman verran vastaajista sanoi, että he eivät haluaisi automaatioita. Vain vähän alle 20 prosenttia haluaisi verkkotilausten tiedot heti taloushallintoon, ja noin 6 prosentilla tiedonkulku on jo automatisoitu. 

Olin yllättynyt. Eikö olisi helppoa saada tiedot heti eikä vasta jopa viikkojen päästä, kun lasku saapuu?

Ostaja ei ole maksaja

Avoimessa kysymyksessä nousi esiin kahdenlaisia näkökantoja: toiset korostivat automaation parantavan laskunkäsittelyn nopeutta ja vähentävän manuaalista työtä, toiset taas eivät osanneet kommentoida asiaa lainkaan ja totesivat, etteivät he käsittele laskuja yrityksessä.

Ja tässä onkin pulman ydin: varsinkin suuryrityksissä ostaja ei useinkaan ole se, joka käsittelee ja laittaa laskun maksuun. Ei laskun käsittely tai myöhästymiskulut ole välttämättä ostavan henkilön huoli. Tällöin on vaikea nähdä järjestelmien integraatioiden hyötyjäkään. 

Enterpaylla saamme usein asiakaspalveluumme yhteydenottoja asiakkailta, jotka kertovat laskujen kadonneen (tapahtuu erityisesti sähköpostilaskuille) tai jotka eräpäivänä tai sen jälkeen huomaavat laskun tiedoissa virheen, joka estää laskun käsittelyn. Varsinkin suurissa yrityksissä laskujen käsittely ei aina onnistu ajallaan, kun vasta laskun saapumisen jälkeen osto lähtee hyväksymiskierroksella ja sitten vasta maksuun. 

Laskujen maksu.jpeg

Ohjelmistointegraatiot nopeuttavat laskujen käsittelyä

Taloushallinnon ja verkkotilausten välisen tiedonkulun automatisaatio voisi olla yksi ratkaisu maksujen viivästelyyn: kun tilauksen ja laskun tiedot saataisiin nopeammin yrityksen taloushallintoon, osto voitaisiin laittaa hyväksymiskierrokselle heti. Jos tiedot kulkisivat taloushallintoon heti sillä hetkellä, kun ostaja on klikannut ”vahvista tilaus” verkkokaupassa, ostojen käsittely ja laskujen hyväksyminenkin nopeutuisi yrityksissä. 

Esimerkiksi meillä Enterpaylla on kauppiaita, joiden tuotteet eivät ole heti varastossa, joten voi mennä viikko tai toinenkin, ennen kuin ne siirtyvät toimitukseen. Myös laskutuspäivä on vasta, kun tuotteetkin saadaan matkaa. Vasta laskun vastaanoton jälkeen maksava yritys pääsee siis tarkistamaan, voidaanko osto hyväksyä maksuun. 

Käsittelyn hitaus koskee myös verkkolaskuja, mutta varsinkin paperilaskujen manuaalinen käsittely venähtää helposti laskun maksuehtoa pidemmäksi. Laskujen myöhästely onkin merkittävä ongelma B2B-kaupassa.

Kyselymme mukaan verkkotilausten tiedonkulun automaatio kiinnostaakin esimerkiksi kaupunkeja. Ei ihme – ne ovat juuri sellaisia isoja organisaatioita, joissa laskujen tarkistus ja hyväksyntä maksuun vie aikaa. 

Sujuvampi tiedonkulku helpottaa jokaisen yrityksen taloudenhallintaa

Kyselyn tulos voisi olla varsin toinen, jos kysyttäisiinkin taloushallinnolta, olisiko integraatiosta heille hyötyä. Ne harvat yritykset, joissa integraatio oli jo tehty olivat lähinnä suuremman luokan yrityksiä. Suuryrityksille hyödyt ovatkin selkeimmät, mutta kyllä tiedonkulun ajantasaisuus on yksityisyrittäjänkin etu. 

Integraatioita odotellessa ainakin Enterpayn yrityslaskun käyttäjät voivat pitää silmällä omia ostojaan online-palvelussamme. Sinne tehdyt ostot tallentuvat heti, kun ostaja on vahvistanut oston verkkokaupassa. Pääset tutustumaan Enterpayn yrityslaskuun täällä. 


Ella-Roosa Koivupuro.jpgElla-Roosa Koivupuro on Enterpayn markkinointi- ja viestintäsuunnittelija. Ammatillisina kiinnostuksenkohteina verkkokauppa ja fintech, vapaa-ajalla sekalainen urheilu ja vähintään kahdeksan tunnin yöunet. www.enterpay.fi 

Julkaistu 24.10.2017

Aiheet: Taloushallinto, Integraatiot ja automaatio

Vierailija

Vierailija

Heitä hyvästit käsityölle

Lopeta ajankäyttö turhiin tehtäviin ja automatisoi tiedonsiirto jo tänään.


Aloita tästä - Valitse ohjelmisto