Digitalisoitumisessa tehokkuuttaa saadaan, kun manuaalisia työvaiheita muutetaan automaattisiksi. Ennemmin tai myöhemmin kaikki mikä kannattaa automatisoida, automatisoidaan.
Yhden laskun syöttäminen käsin ostolaskujärjestelmään on simppeli homma eikä sitä varten kannata perustaa integrointiprojektia. 60 laskua kuukausittain voi olla jo integraatiohankkeen arvoinen ja 1000 laskua tai mitä tahansa toistuvaa toimenpidettä kannattaa jo automatisoida.
Fantastisen monimutkaiseksi saatu KELA:n ulkoistusprojekti
Yrittäjäkollegani voitti KELA:n kilpailutuksessa tulkkaushommia toiminimelleen. Kilpailutuksessa piti täyttää 200 sivua dokumentteja ja todistella miten hienot laatujärjestelmät yrittäjäkollegallani on. Kilpailutus itsessään oli niin raskaaksi tehty, että moni toiminimiyrittäjä jätti osallistumatta kilpailuun ja ainoastaan isot yritykset jaksoivat täyttää monimutkaiset lomakkeet ja yksityiskohtaiset selvitykset.
Kilpailutuksessa vaadittavat selvitykset olivat niin yksityiskohtaisia, että jos jokainen KELAn oma tulkkausta tekevä työntekijä työhaastattelussa joutuisi niihin vastaamaan, niin vain aniharva pääsisi läpi. Yksityisiltä yrittäjiltä vaaditaan enemmän, jotta virkaintoiset KELAn työntekijät eivät vahingossakaan tee mitään virkavirhettä. Monimutkaisuus syntyy siitä, kun et osaa tai uskalla yksinkertaistaa. Virheiden pelko on tehottomuuden suurin lähde.
Voit varmasti tehdä hankkeesi paremmin kuin KELA. Mieti, miten voit yksinkertaistaa asiaa. Ota maalaisjärkeä hankkeisiisi mukaan. Miniprojektilla eteenpäin.
Valtiolla ja kunnilla on isoin pelko usein se, että joku tekee virkavirheen ja saa sen vuoksi ison kengänkuvan persuksiin.
Virheiden tekemisen pelko ajaa työpaikkansa puolesta pelkääviä ihmisiä tekemään yksinkertaisista työvaiheista ällistyttävän typeriä ja monimutkaisia. Lainsäätäjä haluaa tehokkuutta, mutta virkamies tulkitsee asian vaikeimman kautta ja saa siitä tehottoman.
KELA:lla ostolaskut on siirretty sähköiseen systeemiin ja se oli kuulemma valtavan kallis projekti. No varmasti on, jos kukaan henkilökunnasta ei uskalla ottaa vastuuta vaan vastuuta siirretään komiteoille ja konsulteille. Yksinkertaista päätöstä ei uskalleta tehdä vaan pitää ostaa ulkopuolinen konsultti ensin selvittämään mitä pitää tehdä, sitten komiteassa KELA:lla ei uskalleta tilata järjestelmää ilman kilpailutusta ettei vaan tehdä mitään virkavirhettä, jonka jälkeen projektin kustannusarvioksi tulee satoja tuhansia euroja, koska eihän KELA voi saada järjestelmää muutamalla tuhannella eurolla. Hankeselvityksen aikana on keksimällä keksitty kaikenlaisia turvajärjestelyjä, joita ei varmastikaan löydy vakiotuotteista. Lopputuloksena sitten risti-istunnassa räätälöidään sadoilla tuhansilla euroilla järjestelmää, jonka voisi saada valmiina hyllystä pikkurahalla. Ei tilattu suoraan, koska kukaan ei uskaltanut tilata pieneltä. Kukaan ei uskaltanut käyttää maalaisjärkeä, eikä kaupunkilaisjärkeä. Kukaan ei uskaltanut karsia typeryyksiä järjestelmävaatimuksista, ettei vaan vaadita liian vähän ja saada potkuja.
Pelko saa meidät tekemään typeryyksiä
KELAn järjestelmässä virkaintoiset potkuja pelkäävät virkailijat ovat keksineet sakotusjärjestelmän. Fantastisessa kilpailutuksessa keksittiin oman paikan turvaamiseksi sellainen keino, että ostolaskujen toimittajaa voidaan sanktioida jopa 450 euroa virheellisestä laskusta. Eräs KELA:n alihankkija (yhden hengen toiminimiyritys) oli lähettänyt viime vuonna laskun yhteydessä keikkaan liittyvän 100 euron junalippukulun. Junalippukulu oli kyllä oikein, mutta se oli kirjattu laskuun väärin. Tästä seurasi 450 euron sanktio yrittäjälle. Tuli yrittäjälle kalliiksi se junamatka. Ja tämä ihan vain sen takia, ettei vain virkamies tekisi mitään virhettä. Lisäksi järjestelmän tietenkin piti tukea tätä ominaisuutta ja senkin rakentaminen varmaan maksoi satojatuhansia.
Toinen älyttömyys KELAlla on kululaskujen hyväksyttämismenettely etukäteen. Esimerkiksi KELAn alihankkijayrittäjillä lento ja hotelli varataan nykyään netistä itsepalveluna. KELA ei tällaista itsepalvelutoimintaa tunne, vaan käyttää aina ”kilpailuttamaansa” matkatoimistoa selvittämään onko se lippu nyt riittävän halpa. Matkatoimiston kilpailutuksessa laskuissa ei lue palvelumaksua (on jo katteissa mukana), mutta itsepalvelujärjestelmissä on palvelumaksu. KELA:n ostolaskujärjestelmä EI TUNNE palvelumaksukäsitettä lentolipuissa, joten sellaistahan ei saa sitten kululaskuihin kirjata tai muuten saattaa tulla taas se 450 euron sanktio! Sitä paitsi KELAlta kulu pitää hyväksyttää etukäteen ja lentolippujen hinnat vaihtelevat päivittäin, viikoittain, tunneittain ja lennot ja hotellit saattavat mennä ohi sinä 2-3 viikon aikana, jona aikana KELA itse selvittää onko alihankkijan kululasku hyväksyttävissä oleva. Järki käteen haloo! Näetkö sinäkin tässä paljon tehottomuutta ja paljon korjaamista.
KISS metodi on otettava takaisin
KISS eli Keep It Simple Stupid metodi on otettava takaisin. Onko se virheiden pelko, joka saa niin monista yksinkertaisista asioista tehdään väkisin niin ällistyttävän vaikeita. Emmekö enää luota ihmisiin? Eikö KELA luota yrittäjiin. Miksi yhä edelleen mieluusti varmistetaan varmistuksen varmistuksella ettei vain tehdä yhtään virhettä. Pelko saa meidät luomaan tarpeetonta tehottomuutta. Missä on maalaisjärki? Missä susivara? Entisaikaan oli sallittua 5% susivara, virhemarginaali, joka aina laskettiin katteisiin mukaan. Nykyään lasketaan mukaan 50% turvallisuusvarmistus ja varmistusprosessien varmistushanke, että varmasti tehdään asiat virheettä. Ostolasku on maailman yksinkertaisin asia! KELA herätys! Nyt sitä kaupunkilaisjärkeä ja maalaisjärkeä mukaan digitalisoitumishankkeisiin.
Tehottomuuden havaitseminen mahdollistaa työn järkevöittämisen
Onneksi maailmaa voidaan parantaa. Nämä KELAn esimerkit eivät ole varmasti ainoita tässä maassa, missä tehdään älyttömyyksiä. Tehottomuutta on monessa firmassa. On paljon kohtia, joita voidaan automatisoida. On paljon asioita, joita voidaan tehdä yksinkertaisemmin. On meidän onni, että asioita tehdään vielä idioottimaisilla tavoilla, koska muutenhan maailma olisi valmis eikä mitään kehitettävää olisi. Onneksi maailmaa voidaan parantaa ja julkisia palveluita voidaan tehostaa, myös KELAn prosesseja. Jos vain uskallamme. Jos virkamiehet uskaltavat. Jos muistamme käyttäää KISS metodia.
Automatisointi ja digitalisointi on yksinkertaista eikä niitä tarvitse pelätä. Rohkeasti vaan digitalisoitumaan! Minimivaatimusprojekti (MVP) ensin ja siitä pienin askelin parantamalla eteenpäin. Tekemällä oppii!
Menestystä elämääsi!
Ilkka O. Lavas
Kirjoittaja on verkkopalveluita rakentavan W3 Group Finland Oy:n yrittäjä, City-lehden pääomistaja sekä mainosverkkoyhtiö Improve Media Oy:n toimitusjohtaja.
