Sähköinen taloushallinto ja automatisoitu taloushallinto

Mitä tarkoittaa sähköinen taloushallinto? Kuinka sähköinen taloushallinto toimii? Entä mitä tarkoittaa automatisoitu taloushallinto? Vähentääkö automatisoitu taloushallinto työpaikkoja?

 

Sähköisen taloushallinnon avulla yritys ja tilitoimisto hoitavat myyntilaskut, ostolaskut, kirjanpidon ja palkanlaskennan sähköisesti sekä reaaliajassa. Vuosi 2020 on viimeistään osoittanut sen, kuinka tärkeää on, että yritys toimii digitaalisessa ympäristössä. Keväällä 2020 toimistoilta siirryttiin salamanopeudella kotitoimistoille, jolloin myös toimintatapojen mukautuminen uuteen ympäristöön täytyi tapahtua nopeasti. Jos yritys ja sen taloushallinto toimivat sähköisesti, ei tässä tietenkään ollut sen suurempia ongelmia, sillä sähköisessä taloushallinnossa tiedot ovat saatavilla missä vain ja milloin vain.

Jos yrityksellä ei ollut vielä käytössä sähköistä taloushallintoa, saattoi tällainen äkillinen muutos aiheuttaa entistä enemmän harmaita hiuksia ja huolenaiheita. Jos taas yrityksellä oli käytössään automatisoitu taloushallinto, ei tällaisten asioiden ajattelulle tarvinnut luultavasti uhrata edes yhtä ajatusta, sillä automaatio on hoitanut taloushallinnon siinä missä ennenkin. Automatisoidusta taloushallinnosta ja kirjanpidosta lisää myöhemmin tässä julkaisussa.

Mitä sähköinen taloushallinto sitten oikeastaan tarkoittaa?

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa sitä, että asiat tehdään internetyhteyden välityksellä, jolloin ne voidaan hoitaa missä vain ja milloin vain. Ei enää papereiden pyörittelyä, vaan rutiinityöt hoidetaan tehokkaasti verkon kautta esim. tietokoneella tai tabletilla. Ja ei hätää, vaikkei olisi tietotekniikkavelho, sillä sähköinen taloushallinto vaatii suurin piirtein samoja IT-taitoja kuin sähköposti tai verkkopankki. Sähköiseen taloushallintoon voidaan katsoa kuuluvaksi ainakin:

  • Laskujen lähettäminen ja vastaanotto sähköisesti
  • Ostolaskujen siirto sähköisesti
  • Matka- ja kululaskujen käsittely sähköisesti
  • Työajan seuranta ja palkanlaskenta
  • Sähköinen kirjanpito ja talouden seuranta

Sähköinen taloushallinto yhdistää yrityksen ja tilitoimiston samaan ohjelmaan, jolloin kirjanpitäjän ja yrittäjän kommunikaatio on nopeaa ja tehtävät hoituvat ketterämmin. Sähköinen taloushallinto on siis varsin toimiva tapa asioiden hoitamiseen, ja suosittelemmekin erittäin lämpimästi siirtymistä sähköiseen taloushallintoon, jos se ei ole vielä käytössä. Sähköinen taloushallinto siis helpottaa kirjanpitäjän ja tilitoimiston sekä erityisesti yrityksen työtä, mutta mitäpä jos väitän, että asia voidaan viedä entistäkin pidemmälle? Nimittäin automaatioiden avulla. Taloushallinnon automaatiot vievät sähköisen taloushallinnon seuraavalle tasolle. Saattaa kuulostaa monimutkaiselta tai jopa pelottavalta, mutta lupaamme, että se on aivan jotain muuta.

Mitä tarkoittaa automatisoitu taloushallinto?

Automatisoidussa taloushallinnossa tieto liikkuu sähköisesti, kuten edellä kuvattiin. Automatisoidussa taloushallinnossa tuo tieto siirtyy vaan automaattisesti, ilman työntekijän tekemää näppäilytyötä. Kun esimerkiksi Netvisorin ja MyCashflown välille on rakennettu automaatio, käynnistää jokainen verkkokauppatilaus automaattisesti laskutus-/tositetietojen siirtämisen Netvisoriin, jolloin tieto on aina oikeaa ja ajan tasalla. Ja kuinka se tieto liikkuu automaattisesti? Jätä se meidän vastuullemme. Me Flashnodella rakennetaan integraatiot ja niistä asiakkaiden ei tarvitse huolehtia ollenkaan

Joutuuko yritys vähentämään työntekijöitään, jos se ottaa automaatiot käyttöönsä? Ei. Automaation myötä työntekijän työpanos voidaan kohdentaa sinne, missä asiantuntijuudesta on oikeasti hyötyä. Näin yrityksen liiketoimintamallista saadaan luotua mahdollisimman kustannustehokas. Automatisoitu taloushallinto tarkoittaa esimerkiksi seuraavia asioita:

  • Ei enää tiedon syöttämistä käsin, sillä kirjanpito muodostuu taloushallinto-ohjelmaan tietojen automaattisen liikkumisen ansiosta.
  • Tieto on aina reaaliajassa. Ei siis enää tarvetta importtaamiselle tai exporttaamiselle, eli tietojen siirrolle erillisten siirtotiedostojen avulla.
  • Yritys pystyy seuraamaan taloustilannettanne reaaliajassa missä vain ja milloin vain
  • Kaikki tiedot ovat nähtävillä pienimpäänkin faktaan saakka. Avainlukuja pääsee siis tutkimaan kerros kerrokselta syvemmin.

Automatisoitu taloushallinto mahdollistaa sen, että siitä säästyvän ajan voi siis käyttää siellä, missä asiantuntijuudesta on oikeasti hyötyä, esimerkiksi uusien asiakkaiden hankinnassa. Automaation avulla lisätään siis tuottavuutta ja tehokkuutta, sillä samoilla resursseilla on mahdollisuus tehdä entistäenemmän.

Kuinka sähköinen ja automatisoitu taloushallinto eroavat toisistaan?

Sekä sähköisessä että automatisoidussa taloushallinnossa tiedot ovat digitaalisessa muodossa verkossa, jolloin kaikki tieto on aina saatavilla, olitpa sitten mökillä tai toimistolla – kunhan olet vain nettiyhteyden päässä. Automatisoitu taloushallinto eroaa kuitenkin etenkin siinä, että se on entistä kustannustehokkaampaa, sillä kaikki tieto liikkuu ilman niiden käsin kirjaamista – vähemmän virheitä, vähemmän työaikaa rutiinitehtäviin sekä enemmän aikaa asiantuntijatehtäviin ja uusien asiakkaiden hankintaan.

Jos siis yritykselläsi ei ole vielä käytössä minkäänlaista sähköistä taloushallintoa, ota se käyttöön viimeistään nyt. Tee tästä yrityksellesi uudenvuodenlupaus: tänä vuonna hoidamme taloushallinnon tehokkaammin. Ja koska näiden asioiden kanssa ei tarvitse koskaan olla yksin, voitte kääntyä aina joko meidän puoleemme tai sitten esimerkiksi Netvisorin asiantuntijoiden puheille. Lue lisää verkkosivuiltamme täältä sekä Netvisorista täältä.

 

Ja ethän unohda oppaitamme! Tutustu ilmaisiin oppaisiimme täältä. Oppaista löytyy lisää tietoa automatisoidusta taloushallinnosta sekä integraatioista. 

  • Taloushallinto

 

Julkaistu 14.1.2021

Aiheet: Tilitoimisto

Tomi Räsänen

Tomi Räsänen

Co-Founder of Flashnode. Sales & Marketing Guy. Hobby Triathlete. Living in Frankfurt, Germany.

Heitä hyvästit käsityölle

Lopeta ajankäyttö turhiin tehtäviin ja automatisoi tiedonsiirto jo tänään.


Aloita tästä - Valitse ohjelmisto