Edellisessä julkaisussamme kerroimme sähköisen ja automatisoidun taloushallinnon hyödyistä sekä eroista. Nyt on aika mennä tässä aiheessa pintaa syvemmälle ja perehtyä siihen, miten erot konkreettisesti ilmenevät. Tässä artikkelissa käymme, Netvisorin Juha Kuokkasen "Kun sähköinen taloushallinto ei riitä" artikkeliin pohjautuen, konkreettisesti esimerkkien kanssa seuraavat aihealueet läpi:
Sähköinen taloushallinto: Yritys lähettää itse myyntilaskut eteenpäin asiakkaille. Yrityksellä on vaihtoehtona joko sähköinen verkkolasku tai paperinen lasku. Paperinen lasku edellyttää laskun tulostamista sähköisestä palvelusta. Laskujen kuittaaminen maksetuiksi tapahtuu useimmiten myös manuaalisesti yrityksen toimesta. Sähköisessä taloushallinnossa myyntilaskut vaativat siis yritykseltä tiedon eteenpäin viemistä ja hallinnointia sekä seuraamista, vaikka toimintaympäristö onkin sähköinen.
Automatisoitu taloushallinto: Kaikki edellä mainitut toimenpiteet laskujen lähettämisestä, maksujen seurannasta ja kuittauksesta ovat aina sisäänrakennettu niin, ettei ne vaadi yritykseltä aktiivista työtä. Taloushallinnon automaatio hoitaa jopa maksamattomat laskut ja siirtää ne tarvittaessa perintään saakka ilman, että tämä vaatii yritykseltä toimenpiteitä. Kaikki kirjanpidon tositteet syntyvät automaattisesti. Automaatio yksinään ilman yrityksen apua siis koostaa raportit myynnistä, tuotteista ja asiakkaista sekä näyttää reaaliaikaisen myynnin kassavirran.
Sähköinen taloushallinto: Ostolaskut vastaanotetaan verkkolaskuina tai paperisina laskuina. Jälkimmäisessä tapauksessa paperilaskut skannataan vielä erikseen sähköiseen muotoon. Ostolasku vaatii myös erikseen hyväksynnän asiakastarkastajalta ja hyväksyjältä. Hyväksyntä tehdään kierrättämällä lasku järjestelmän kautta tarkastajalle ja hyväksyjälle, jotka tarkastavat ja lopulta hyväksyvät laskut sähköisessä ohjelmistossa. Tässä vaiheessa ostolasku on vaatinut jo aika monta työvaihetta. Laskut eivät siis liiku eteenpäin ennen kuin ne on hyväksytty erikseen työntekijöiden toimesta.
Automatisoitu taloushallinto: Ostolaskut saapuvat aina automaattisesti ohjelmistoon riippumatta lähetyskanavasta. Yritys on asettanut ohjelmistolle säännöt, joiden perusteella ohjelmisto tarkastaa ostolaskut automaattisesti. Näihin sääntöihin kuuluu usein tilinumero, summa ja viitenumero. Ohjelmisto muistuttaa itse tarkastajia ja hyväksyjiä tekstiviestillä tai sähköpostilla, jonka kautta he pääsevät suoraan yhdellä linkin klikkauksella tarkastamaan ostolaskut. Laskut maksetaan myös kätevästi suoraan ohjelmassa ilman erillistä kirjautumista pankkiohjelmaan. Tietyt laskut voivat mennä myös suoraan maksuun.
Sähköinen taloushallinto: Sähköinen kirjanpito ei vielä yksinään ole mikään kovin suuri edistysaskel tehokkaampaan toimintaan, sillä sähköiseksi kirjanpidoksi voidaan kutsua jo ohjelmistoa, jossa tositteet kirjataan manuaalisesti debit-credit-tyyliin yrityksen toimittamien tositteiden perusteella. Sähköinen kirjanpito on siis oikeastaan sitä perinteistä vanhanaikaista kirjanpitoa, tallennusmuoto on vain sähköinen. Tämä tapa ei vielä itsessään säästä aikaa tai lisää tehokkuutta.
Automatisoitu taloushallinto: Automatisoidussa taloushallinnossa kirjanpito on harpannut suuren askeleen sähköisestä taloushallinnosta – näistä ei oikeastaan viitsisi puhua edes samassa lauseessa. Automatisoidussa kirjanpidossa kirjanpito nimittäin muodostuu automaattisesti myyntilaskuista, ostolaskuista sekä palkanlaskennasta. Ohjelmisto noutaa itsenäisesti tiliotteet pankista ja linkittää tapahtumat kirjanpidon tositteisiin, ja kaikki tämä tapahtuu siis ilman kirjanpitäjän apua. Automaatio-ohjelma hyödyntää kaikkea tietoa automaattisesti raportoinnissa ja koostaa tärkeät tiedot reaaliajassa.
Sähköinen taloushallinto: palkanlaskenta tapahtuu sähköisessä muodossa, mutta se ei yksinään vielä tarkoita järjestelmällistä tai hallittua toimintaa. Tavallisesti sähköisessä taloushallinnossa palkanlaskenta tarkoittaa sitä, että työntekijä voi käydä katsomassa sähköisen palkkalaskelmansa. ”Edistyksellisessä” versiossa työntekijällä on myös mahdollisuus kirjata tunnit ja matkalaskut sähköisessä muodossa, mutta usein nämä ovat vielä ihanasti solmussa excelin ja paperisten kirjailujen kanssa.
Automatisoitu taloushallinto: työntekijät kirjaavat työtunnit ja matkalaskut sähköisesti. Nämä tiedot siirtyvät automaattisesti palkanlaskijalle. Palkkakaavojen avulla palkat voidaan laskettaa automaation toimesta ja laittaa maksuun suoraan ohjelmistosta. Kaikki tiedot siirtyvät jälleen automaattisesti kirjanpitoon ja palkkalaskelmat tulevat työntekijöiden verkkopankkiin. Tässä tapauksessa automaatio hoitaa siis kokonaisuuden tietojen keruusta, palkkatietojen hallinnasta, palkkaperusteita ja palkanlaskennasta. Tässä automaatio esittäytyy parhaimmillaan; selvät sävelet tietojen kirjaamiseen, hallintaan ja hyväksyntään. Ei epäselvyyksiä, ei virheitä.
Sähköinen taloushallinto: Ohjelmiston kautta on mahdollista lähettää yleisimmät lomakkeet verottajalle, sähköisessä muodossa totta kai.
Automaattinen taloushallinto: Ohjelmisto täyttää itse lomakkeet kirjanpidosta saaduilla tiedoilla. Yhteys verottajaan on kehittyneempi kuin sähköisessä taloushallinnossa, sillä lähettämisen lisäksi ohjelmisto varmistaa, että ilmoitukset menevät varmasti perille. Ohjelmisto myös viestii lähettäjälle, jos jokin menee vikaan.
Sähköinen taloushallinto: Raportit ja tiedot ovat aina saatavilla, olit sitten kesämökillä tai toimistolla – kunhan olet verkkoyhteyden päässä. Raportit saadaan myös tulostettua tarkempaa analysointia varten.
Automatisoitu taloushallinto: Kaikki tiedot ovat saatavilla sähköisessä muodossa kuten edellä kuvattu, mutta tämän lisäksi automatisoitu taloushallinto yhdistää viimeiset tilitiedot ja liiketoiminnan tapahtumat älykkäästi keskenään niin, että yrityksellä on käsissään valmiit, automaattisesti, luodut raportit, jotka helpottavat asiaan paneutumista ja yksittäisten tositteiden tarkastelua.
”Integraatio automatisoi laskutuksen ja generoi ostotilaukset taloushallintoon suoraan verkkokaupan tilauksista, ilman virheitä.”
- Jussi Masalin, Hallituksen puheenjohtaja, Cronvall
”Ohjelmistojen yhteensopivuus on kokonaisvaltaisten ja laadukkaiden taloushallinnon palveluiden tarjoamisen edellytys.”
- Samuli Saviala, Toimitusjohtaja, Tilitoimisto EMU
Ei ole siis vähättelyä, kun sanotaan, että automatisoitu taloushallinto on kirjanpitäjän paras työkaveri.
Kiinnostuitko taloushallinnon automaatiosta? Ota rohkeasti yhteyttä niin jutellaan lisää aiheesta! Tämä juttutuokio ei maksa mitään eikä velvoita mihinkään.
Lue edellinen julkaisumme aiheesta sähköinen taloushallinto ja automatisoitu taloushallinto tästä.
Tähän kirjoitukseen on referoitu Netvisorin asiantuntija Juha Kuokkasen kirjoitusta "Kun sähköinen taloushallinto ei riitä".