Hei kirjanpitäjä! Integraatiot ovat automaation seuraava askel

Verkkokaupan ja taloushallinnon integroinnista hyötyvät verkkokauppayritysten lisäksi myös tilitoimistot. Digitaalisen ostamisen yleistyessä niin kuluttaja- kuin B2B-kaupankäynnissä on tilitoimistoilla mahdollisuus erottua erityisosaamisellaan. Haastattelimme verkkokauppayrityksiä vuosien asiantuntemuksella palvelevan tilitoimisto Greenstepin taloushallinnon konsultti ja KLT Anna Paanasta.

Automaatio tuo tilitoimistolle kasvumahdollisuuksia

Flashnoden integraation avulla loppuasiakkaan tilaus siirtyy verkkokaupasta taloushallintoon laskutettavaksi tai kirjanpitoa varten, tehden samalla vähennyksen varastosaldoihin - kaikki automaattisesti. Automaation hoitaessa tiedonsiirron järjestelmästä toiseen, voi kirjanpitäjän ajan voi ohjata enemmän arvoa tuottaviin tehtäviin, kuten asiakasyrityksen talouden seurantaan. Näin tilitoimisto voi palvella entistä laajempaa asiakasjoukkoa henkilöstöresurssia kasvattamatta. Samalla on mahdollista tarjota erityisosaamista juuri verkkokauppayrityksille.

- Monissa organisaatioissa on jo käytössä esimerkiksi automatisoitu laskujen kierrätys sekä viitesuoritusten ja -maksujen käsittely. Integraatiot ovat automaation hyödyntämisessä seuraava askel, Paananen kertoo.

- Koska Flashnode on ollut mukana bisneksessä jo vuodesta 2014, meiltä löytyy oikeat  sopivat ammattilaiset myös verkkokauppojen toteutuspuolelta, Flashnoden myyntipäällikkö Henry Tuikka lisää.

Automaatiolla tarkkuutta talouden johtamiseen

Jos verkkokauppias haluaa vetää mutkat suoriksi, todennäköisesti verkkokaupasta lähtee tällöin kirjanpitoon ainoastaan muutama kirjaus kuukaudessa: myynnit ja alvit. Ongelmaksi tämä muodostuu silloin, kun halutaan suunnitella tulevaa liiketoimintaa. Kirjanpidosta ei löydetä yksittäisiä maksutapahtumia, eikä kassavirtaa ole mahdollista seurata luotettavasti taloushallinnon järjestelmästä.

- Integraation avulla pystytään tarkkailemaan jokaista saatavaa yksitellen taloushallinnossa. Tämä parantaa kassavirran ennustettavuutta ja helpottaa esimerkiksi reklamaatiotilanteita. Usein käsitellään myös esimerkiksi ennakko- ja osamaksuja. Könttäraportoinnissa emme näkisi, kuka on maksanut minkäkin verran, Paananen avaa.

Flashnoden integraatio mahdollistaa myös taloushallinto-ohjelman varastonhallinnan sekä ostolaskupuolen ominaisuuksien hyödyntämisen. Varaston kirjaukset ja tavaran sisäänosto tapahtuvat helposti taloushallinnon ohjelmassa ja saldot päivittyvät automaattisesti verkkokauppaan. Entisestään tilanne helpottuu, jos yrityksen käytössä on Paytrailin maksunvälityspalvelut. Tällöin tilityskirjaukset saadaan tehtyä automaattisesti, jolloin manuaaliseksi jää vain hyvitykset ja palautukset.

Integraatio helpottaa kirjanpitäjän arkea

Paanasen mukaan integraatio helpottaa kirjanpitäjän arkea erityisesti siinä tapauksessa, että asiakas tekee myyntiä ulkomaille ja käytössä on useita eri alv-kantoja. 

 - Yritykset tuppaavat usein kasvamaan. Vaikka yritys ei tällä hetkellä tekisikään ulkomaankauppaa, voi olla että laajentuminen on suunnitelmissa. Samaten kirjanpitäjä olisi hyvä ottaa mukaan heti alusta lähtien, kun integraatiota tai verkkokauppaa suunnitellaan, jotta voidaan jo alusta asti varautua tulevaan ja helpottaa tilannetta kun laajentumista tapahtuu. Yhteistyöllä saadaan usein hyvin kaikkia osapuolia palveleva ratkaisu.

Entä, mitä mieltä kirjanpitäjä on siitä, että integraatiot säästävät kirjanpitäjältä aikaavievää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen?

- Uskon itse siihen, että on turhaa käyttää asiantuntijoiden osaamista aikaavievään manuaaliseen työhön. Automaation toimintaa tulee kuitenkin tarkkailla. Jos mentäisiin vain laskutettavat tunnit edellä, voitaisiin samalla palata paperiseen taloushallintoon, Paananen kiteyttää.

Jutellaanko lisää? Varaa aika maksuttomaan neuvontaan tuosta alta painikkeen kautta. Tämä leppoisa juttutuokio on tietysti maksuton eikä se sido mihinkään!

Sovi maksuton esittely