Integraation käyttöönotossa täytyy varmistaa monta asiaa. Tilaus- ja asiakasnumeroiden numerosarjoitukset ovat osa tätä kokonaisuutta. Lue miten.
Automaation tarkoitus on aina helpottaa elämää. Jotta tämä myös toteutuu, täytyy automaation käyttöönotossa varmistaa, että tiedot menevät myös myöhemmin oikein. Suuri osa tätä varmistusta on olemassa olevan tiedon oikea yhdistäminen.
Kun integraatio siirtää tilauksia verkkokaupasta taloushallintojärjestelmään, tapahtuu se useimmiten verkkokaupasta tulevan tilausnumeron perusteella.
Sanotaan vaikka että Ahmed Automatisoijan verkkokaupan uusin tilaus on numerolla 1351. Kun integraatio siirtää tilauksen, tapahtuu tarkistus tilausnumeron perusteella taloushallinnon puolella. Jos tämä tilausnumero on jo käytössä taloushallinnossa, ei tilausta pystytä siirtämään ja se jää virheeseen rajapintaan.
Jotta näin ei käy ja automaatio voi viedä tilaukset huoletta, täytyy verkkokaupan ja taloushallinnon välinen numerosarjoitus katsoa kuntoon. Ratkaisevat tekijät ovat tässä seuraavat:
Jokainen oma tilauksen "numeroalue" tulee sarjoittaa omiin numeroavaruuksiin siten, että niissä on tarpeeksi tilaa tuleville vuosille. Kuinka paljon tilaa tarvitaan riippuu siitä, kuinka paljon tilauksia tulee kuukaudessa. Otetaan esimerkki:
Ahmed Automatisoijan tilauksia täytyy sarjoittaa yhteensä kolmeen sarjaan. Ennen integraation käyttöönottoa tilaukset vietiin käsin taloushallintoon josta johtuen taloushallinnossa on jo tilauksia olemassa, nämä numerot alkavat ykkösestä ja jatkuvat numeroon 2375 asti.
Verkkokaupan tilausnumero on tällä hetkellä 1351 ja 1352 on seuraava tilausnumero joka siirretään integraation kautta. Tämä numero on jo käytössä, koska Ahmed on tehnyt tilauksia myös käsin. Lisäksi Ahmed tekee tulevaisuudessa myös tilauksia käsin niille asiakkaille jotka eivät tilaa verkkokaupasta.
Jotta automaatio saadaan toimimaan mutkattomasti, kannattaa sarjoitukset tehdä esimerkiksi näin:
Verkkokaupan ja taloushallinnon väliseen integraatioon tehdään tilausnumeroiden uudelleensarjoitus: + 10 000
Ahmed huomioi, että seuraavan kerran kun hän tekee manuaalisen tilauksen, lisätään se vielä suurempaan sarjaan: alkaen esimerkiksi 100 000.
Lopputulos:
Näin ollen verkkokaupasta saa tulla tilauksia 88 648 kappaletta, ennen kuin verkkokaupan tilausnumerot menisivät päällekkäin manuaalisesti tehtyjen kanssa. Ahmedilla on kuukaudessa keskimäärin 150 tilausta, mikä tarkoittaa että sarjoitus riittäisi noin 49 vuodeksi.
Sama periaate pätee asiakasnumeroihin. Mitkä asiakasnumerot ovat käytössä verkkokaupassa ja taloushallinnossa? Lisätäänkö asiakkaita käsin taloushallintoon? Jokaisella näistä täytyy olla oma numerosarja.
Sanotaan että Ahmedilla on verkkokaupassa noin 50 asiakasta ja näistä 40 on jo olemassa taloushallinnossa. Ahmed ei lisää käsin asiakkaita taloushallintoon:
Asiakkaat verkkokaupassa: 1 - 50
Asiakkaat taloushallinnossa: 1 - 40
Näistä asiakkaista osat ovat samoja asiakkaita. Jotta asiakasrekisteriin ei tule tuplia tai sekaannuksia, täytyy nämä olemassa olevat asiakkaat huomioida erikseen:
Jos taloushallinnossa on jo vanhoja asiakkaita olemassa, joita on myös verkkokaupassa olemassa, ja joiden asiakasnumero ei täsmää näitten välillä, täytyy nämä numerot täsmäyttää. Integraatio voi yhdistää olemassa olevat asiakkaat verkkokaupan ja taloushallinnon välillä, jos näillä on yhdistävänä tekijänä asiakasnumero. Tässä on hyvä päättää ensin, mikä taho on ns. asiakasnumeroiden "Master", ja tämän mukaan täytyy päättää, mitkä asiakasnumerot jäävät voimaan: verkkokaupan vai taloushallinnon?
Yksinkertaistettuna voi sanoa, jos verkkokauppa on asiakasnumeroiden Master, on alussa enemmän käsityötä, mutta automaation kautta yhdistys menee myöhemmin ilman käsipeliä. Jos taloushallinto on Master, käsipeliä voi olla myöhemmin enemmän.
Katsotaan tätä tarkemmin:
Tämä on yleensä paras vaihtoehto. Kun uusi asiakas rekisteröityy, antaa verkkokauppa tälle automaattisesti uusimman vapaana olevan numeron. Kun asiakas sitten tilaa verkkokaupasta, tulee asiakastieto tilauksen mukana ja perustetaan tarvittaessa taloushallintojärjestelmään. Seuraavat tämän asiakkaan tilaukset yhdistyvät automaattisesti tälle asiakkaalle taloushallinnossa.
Nyt täytyy vain varmistaa, että verkkokaupasta tulevat seuraavat numerot ovat vapaana. Ahmedin tapauksessa asiakkaita oli taloushallinnossa vähemmän ja integraation käyttöönottovaiheessa on tarkistettu, että seuraavat asiakasnumerot ovat vapaana taloushallinnossa. Automaatio voi tehdä tästä lähtien työnsä rauhassa.
Integraatioon tehdään muutos, että asiakasnumeroksi ei käytetä verkkokaupan omaa sisäistä numeroa, vaan verkkokauppaan lisätyn erillisellä kentällä oleva numero, johon on lisätty taloushallinnossa oleva asiakasnumero jokaiselle asiakkaalle. Kun automaatio on päällä, yhdistetään asiakkaat tämän numeron perusteella.
Kun uusi asiakas rekisteröityy, täytyy sille antaa manuaalisesti seuraava vapaa numero tähän erilliseen kenttään, ja kun tilaus siirtyy, voi integraatio luoda uuden asiakaskortiston taloushallintoon tällä vapaalla numerolla (riippuu asetuksista sekä taloushallintojärjestelmästä).
Tämä siis vaati myöhemmin käsityötä jokaisen uuden asiakkaan kohdalla ja täytyy varmistaa että asiakkaan tilausta ei siirretä ennen kuin tämä numero on lisätty erilliseen kenttään. Tämä vaihtoehto sopii esim. sellaisille asiakastileille, jotka hyväksytään ennen kuin he voivat tehdä tilauksen.
Mutta koska tämä vaatii käsipelillä numeroiden lisäystä, on tämä altis käyttäjien virheille. Jos numeroihin tulee kirjoitusvirhe, voi olla että tilaus yhdistyy väärälle asiakkaalle. Tähän auttaa se, että tämä uusi asiakas lisätään ensin manuaalisesti taloushallintoon, kopioidaan sieltä annettu numero ja lisätään se verkkokauppaan tähän erilliseen kenttään. Mutta tämä vaatisi lisää manuaalista työtä.
Nyt kun ollaan päätetty että mikä taho on asiakasnumeroiden Master, voidaan aloittaa täsmäytys:
Verkkokaupasta otetaan ulos asiakaslistaus export-toiminnolla jossa näkyy asiakkaiden sisäiset asiakasnumerot, ja nämä numerot vaihdetaan käsin taloushallintoon jokaisen asiakkaan kohdalla.
Taloushallinnosta otetaan asiakaslistaus export-toiminnolla ulos ja muokataan lista sopivaksi verkkokaupan muotoon. Taloushallinnon asiakasnumero tulee erilliseen kenttään ja tämä listaus ladataan verkkokauppaan.
Ahmedin tapauksessa asia helpottuu sillä, että verkkokaupassa on enemmän asiakkaita kun taloushallinnossa, ja Ahmed päätti että verkkokauppa on asiakasnumeroiden Master. Sarjoitus olisi siis seuraava:
Asiakkaat verkkokaupassa: 1 - 50 ja tästä eteenpäin
Asiakkaat taloushallinnossa: 1 - 40
Mutta jos asia on toisinpäin, otetaan vaikka Viivi Verkkokauppiaan tapaus. Asiakkaita on 60 kpl taloushallinnossa ja 40 kpl verkkokaupassa. Verkkokaupasta tulevat seuraavat asiakasnumerot eivät ole vapaana taloushallinnossa, koska seuraava vapaa verkkokaupan asiakasnumero 41 on jo käytössä toisella asiakkaalla taloushallinossa.
Joten täytyy tässä kohtaa tehdä asiakasnumeroiden uudelleensarjoitus. Asiakasnumeroihin voi lisätä integraatiossa esimerkiksi + 100, mikä estää sen että asiakasnumerot menevät sekaisin. Sarjoitus olisi siis seuraava Viivin tapauksessa:
Asiakkaat verkkokaupassa ovat 100 - 140 ja tästä eteenpäin
vanhat asiakkaat taloushallinnossa 1 - 60
(Jos Viivi haluaa yhdistää olemassa olevat asiakastilit, jotka ovat olemassa verkkokaupassa ja taloushallinnossa ja näillä on eriävät asiakasnumerot, täytyy tässä tehdä myös asiakasnumeroiden täsmäytys)
Jos on asiakkaita, jotka eivät ikinä tilaa verkkokaupasta, ja näitä lisätään sen jälkeen kun integraatio on käynnissä, täytyy muistaa (jos verkkokauppa on asiakasnumeroiden master), että seuraava vapaa numero taloushallinnossa voi tulla myöhemmin verkkokaupan käyttöön. Joten käsin tehdyt asiakkaat tulisi lisätä vielä omaan sarjaansa.
Esimerkiksi alkaen 20 000. Näin ollen asiakasnumeroiden kanssa on vapaita numeroita tarpeeksi olemassa. (Viivin tapauksessa asiakkaita voi rekisteröityä verkkokauppaan 19 860 (= 20 000 - 140) ennen kuin numerot menee päällekkäin)
Jos taloushallinto on asiakasnumeroiden master, silloin näitä käsin tehtyjä asiakaskortistoja ei tarvitse sarjoittaa uudelleen.
Ei-rekisteröityneet asiakkaat verkkokaupassa viedään ns. "tilapäis-" tai "fallback" asiakkaalle, jolloin asiakaskorttia ei perusteta erikseen. Tämä on myös kätevää, jos asiakastietoja ei tarvita taloushallinnossa erikseen, voimme integraatiossa tehdä asetuksen, että käytetään aina tätä fallback-asiakasta, riippumatta verkkokaupan tiedoista. Tässä tapauksessa säästyy koko asiakasnumero-jumpalta.
Tämän kokonaisuuden ja kaikkien liikkuvien osien hallinta voi tuntua (eikä suotta) monimutkaiselta. Meidän tarkoituksemme on kuitenkin ymmärtää kaikki vaihtoehdot ja neuvoa asiakasta valitsemaan näistä oikea lähestymistapa. Ennen integraatioiden teknistä käyttöönottoa on siis ymmärrettävä kokonaiskuva, sekä yksityiskohdat. Näin varmistumme, että integraatio palvelee tarkoitustaan ja helpottaa elämää. Siitähän tässä lähdettiin liikkeelle.
Muistatko siirtymisen sähköiseen reskontraan? Taloushallinnon ja verkkokaupan integraatiot tarjoavat seuraavaksi kasvumahdollisuuksia...
Verkkomaksujen tilitykset sekä yrityksen kirjanpito eivät täsmää, jos tilityksiä tarkastellaan köntässä esim. kerran kuussa.
Saimme äärimmäisen tärkeää dataa, jonka avulla onnistumme kehittämään liiketoimintaamme ja toimimaan vieläkin asiakaslähtöisemmin!
